「ホームページにお知らせ機能をつけたい」
という要望があれば、まずWordPressの導入を考えるでしょう。
WordPressならお知らせを投稿するための管理画面が最初から用意されているので、クライアントが記事の追加、編集を行うことができます。お知らせ機能の実現に有力な選択肢です。
ただ、今回の案件で必要だったのは、年に数回、数行のお知らせ。たとえば、お盆期間や年末年始の休業案内といった感じです。
この程度の更新のためだけに、WordPressを導入する必要があるでしょうか？
という疑問から、いろいろと検討した結果、Googleスプレッドシートを使ったシンプルな更新の仕組みを作りました。実際に採用した構成と、作ってみて分かったメリットや制約についてご紹介します。
必要だったのは簡単にお知らせを更新できること
今回のサイトで更新が必要だったのは『お知らせ』だけです。その要件をまとめると、
- クライアントがWebサイトに更新できる
- 更新頻度は低い
- 更新内容は数行のテキスト
- ブログのような見出し、写真挿入、カテゴリ分類は不要
WordPressを導入すれば簡単に実現できますが、この規模の要件に対してはやや機能過多になってしまう感が否めません。
クライアントにとっても、年に数回しか使わないWordPressの管理画面操作を覚えるより、もっと簡単に更新できる方法があれば、その方が良いはず。（Web業界にいるとWordPressの管理画面はお馴染みの画面ですが、ひとたび業界を離れると、やや使用しづらい画面と捉えられることが多いように思います。ま、私の肌感ですが…）
そこで考えたのが、Googleスプレッドシートを更新画面として利用する方法です。
Googleスプレッドシートを更新画面にする
今回の仕組みでは、Googleスプレッドシートにお知らせ情報を入力し、そこからWebサイトに反映できるようにしました。
Googleスプレッドシートなら、使い慣れている人も多いと思いますし、お馴染みの表形式の画面でお知らせの内容を入力、編集できるというわけです。
実際にこの方法を提案したところ、クライアントにも喜んでもらえました。やはり、年に数回使用するためだけに操作を覚える必要がなく、使い慣れたGoogleスプレッドシートで操作できることが良かったようです。
もちろん、Googleスプレッドシートをそのまま公開サイトに表示するわけではありません。裏側では、Google Apps Script(GAS)やNext.jsを組み合わせています。
更新から公開までの操作もシンプルに
今回の仕組みでは、Webサイトへの反映作業も自動化しました。
Googleスプレッドシートにお知らせを入力したら、メニューから「反映する」を実行するだけで、あとは裏側でGASがGitHub Actionsを起動し、Next.jsのビルドからサーバーへのデプロイまでを行います。
クライアントが行う操作は、Googleスプレッドシートへの入力が出来たら「反映する」をポチッとするだけです。
使用した技術や実装方法については、以前の記事で紹介しています。
制約1：バックアップや入力チェックに限界がある
WordPressのようなCMSと比較すると、データ管理の面では機能が限られます。
今回の仕組みでは、スプレッドシートのデータに対するバックアップ機能は特に用意していません。クライアントと相談した結果、アーカイブとして残し続けたいような内容でもないとのことだったので良しとしました。また、入力チェックも簡易的なものにとどまります。
誤入力やデータの削除などに対する備えは十分とはいえないため、重要な情報を管理する用途には向いていません。
このあたりは、簡易的な仕組みであることを理解したうえで利用する必要があります。
制約2：自由度の高い記事作成には向かない
今回の仕組みは、数行程度のシンプルなお知らせを掲載することを想定しています。
例えば、次のような記事には向いていません。
- テキストの途中に写真を挿入する
- 見出しや画像を組み合わせた記事を作成する
- 複数のカテゴリーに分類する
- 記事ごとに異なるレイアウトを使う
このようなブログに近い記事を作成するのであれば、Googleスプレッドシートで管理するより、WordPressなど他のCMSを利用するほうが適しているでしょう。
制約3：頻繁な更新には向かない
今回の構成では、GoogleのAPI、GitHub Actionsを利用しています。
無料で利用できる範囲を意識しているため、頻繁に更新するような使い方は想定していません。
年に数回のお知らせを反映する程度であれば問題ありませんが、毎日だったり、１日に何回も更新するようなサイトであれば、別の構成を検討したほうがよいでしょう。
このように、Googleスプレッドシートを利用した仕組みは、何でもできるCMSの代わりになるものではありません。
あくまでも、シンプルなお知らせを管理するための仕組みです。
どんなサイトなら、この構成を選ぶか
今回の経験を踏まえると、Googleスプレッドシートを利用した更新の仕組みが向いているのは、次のようなサイトです。
- お知らせの更新頻度が低い
- 掲載する内容は短いテキストが中心
- カテゴリー管理などは必要ない
- クライアント自身で簡単に更新できる
今回のように、お盆期間や年末年始の休業案内など、年に数回のお知らせを掲載する程度であれば、次も同じ構成を選ぶと思います。
一方で、ブログのように記事を頻繁に追加したり、写真を交えたコンテンツを作成したり、カテゴリーによる分類が必要だったりする場合は、WordPressを導入するほうが適しています。
つまり、WordPressを使うかどうかは、サイトの規模だけで決めるものではありません。実際にどのような情報を、どのくらいの頻度で更新するのか。そして、クライアントがどのように更新したいのか。
そうした要件に合わせて、必要な仕組みを選ぶことが大切だと考えています。
まとめ：必要な機能だけをつくるという選択
Webサイトを制作するとき、更新機能が必要だからといって、必ずしもWordPressを導入する必要はありません。
今回のように、年に数回、数行程度のお知らせを更新するだけであれば、Googleスプレッドシートを利用するという選択肢もあります。
クライアントには使い慣れたツールで更新してもらい、公開までの処理は開発側で自動化する。
必要な機能に絞ることで、シンプルな仕組みでも課題を解決できました。もちろん、今回の構成にはバックアップや入力チェックなどの制約もあります。どんなサイトにもおすすめできる方法ではありません。
それでも、今回のような要件であれば、今でも同じ方法を選ぶと思います。
大切なのは、特定の技術やCMSを使うことを前提にするのではなく、クライアントにとって本当に必要なものは何かを考えること。
必要な機能を見極め、それに合った仕組みを選ぶ。
そうした判断も、Webサイトを作るうえで大切な設計のひとつだと思っています。